Die Gästeplanung ist sicherlich ein zentraler Bestandteil jeder Hochzeits Vorbereitung. Die wichtigsten Personen sind die Trauzeugen, die Brautjungfern, der Zeremonienmeister, evtl. Blumenmädchen/Blumenkinder sowie der Brautführer/die Brautführerin, der Ringträger und der Chauffeur für das Brautpaar.
Daran sollten Sie denken
Für den Fall, dass Sie möchten, dass die Trauzeugen oder Brautjungfern spezielle Kleidung tragen, sollten Sie das im Vorfeld rechtzeitig kundtun. Insbesondere was die Brautjungfern betrifft, ist eine Beteiligung an den Kosten für die Kleider üblich.
Blumenkinder sind manchmal noch sehr klein oder ängstlich, deshalb ist es sinnvoll, mit ihnen vorher in Ruhe zu üben. Bereiten Sie die Blumenkinder auf ihren großen Auftritt vor, damit Sie wissen, wie sie die Blütenblätter am besten streuen sollen und wie ihr Weg sein wird.
Ihr Zeremonienmeister ist eine zentrale Figur, die Sie an Ihrem schönsten Tag entlasten soll. Deshalb sollte er eine große Portion Organisationstalent mitbringen, freundlich und vor allem zuverlässig sein. Der Zeremonienmeister wird während der Hochzeit so stark eingespannt sein, dass er weniger vom Geschehen mitbekommt. Manchmal kann es auch sinnvoll sein, zwei Personen mit dieser Aufgabe zu betrauen, damit sie sich gegenseitig unterstützen können.
Aufgaben vertrauensvoll delegieren
Wenn Sie Freunde oder Verwandte um die Unterstützung für Ihre Hochzeit bitten, übergeben Sie damit eine wichtige Aufgabe. Das ist ein Zeichen Ihres Vertrauens. Die befragten Personen fühlen sich geschmeichelt, ein wichtiger Bestandteil Ihrer Hochzeit sein zu dürfen. Sie sollten die Aufgaben deshalb nur an die Person abgeben, denen Sie vertrauen und die auch wirklich zuverlässig sind. Diese Dinge können Sie abgeben:
- Mitfahrgelegenheiten organisieren
- Abholung von Gästen am Bahnhof oder Flughafen
- Dekoration des Partyraums und der Kirche
- Entfernung der Dekoration und aufräumen der Location
- Anfahrtsskizzen herstellen
- Antennenschleifen organisieren und anbringen
- Kirchenhefte verteilen
- Blumenkinder trainieren
- Kleider für die Blumenkinder anfertigen
- Betreuung der Geschenke/aufschreiben welcher Gast welches Geschenk gemacht hat
- Gästebuch betreuen
- Angebote von Dienstleistern einholen
- Kuchen, Häppchen, Sekt und anderes besorgen und mitbringen
Es gibt noch einige andere Aufgaben, die an Ihrem großen Tag erledigt werden sollen. Dafür sollten Sie allerdings Helfer einsparen, die nicht auf Ihrer Gästeliste stehen.
Essen aufbauen und Gäste bedienen, Geschirr abwaschen, Sektempfang vorbereiten, Kinder betreuen, Babysitter für eigene Kleinkinder zu Hause, Fahrdienst
Sitzordnung für die Hochzeitsgäste planen
Für die Tischplanung sollten Sie ebenfalls einige Dinge beachten.
- Anordnung der Tische festlegen (lange Tafel, Hufeisenform oder einzelne Tische)
- Platz einplanen für Tanzfläche und Hochzeitsspiele
- Platz für DJ bzw. Band festlegen
- Ort für Buffet und Geschenketisch festlegen
Sie sollten daran denken, dass ältere Gäste und kleine Kinder nicht in der Nähe der lauten Boxen oder unmittelbar neben der Tanzfläche sitzen sollten. Insbesondere Paare mit kleineren Kindern sollten Sie am Rande platzieren, damit diese den Raum verlassen können, wenn die Kinder unruhig werden. Die Größe der Tanzfläche sollte nicht zu ausladen sein, denn dann verlieren sich die Gäste schnell. Es kommt mehr Stimmung auf, wenn die Tanzfläche etwas beengt ist.
Checkliste für das Gäste-Hotel
Wenn Ihre Gäste eine weite Anreise haben, brauchen Sie einen Ort zum Übernachten. Es ist empfehlenswert, dass Sie sich selber um die Hotelbuchung kümmern. So können Sie alle Gäste im selben Hotel unterbringen. Damit die Unterbringung im Hotel auch gelingt, sollten Sie im Vorfeld diese Dinge klären.
- Sind noch genug Zimmer am Hochzeitstag frei?
- Wie teuer sind die Zimmer und können Sie einen Rabatt bekommen? Sie können übrigens auch online über Portale günstige Preise für mehrere Zimmer bekommen.
- Ist das Frühstück inbegriffen?
- Was beinhaltet der Übernachtungspreis alles?
- Wie lange können Sie kostenlos reservieren, bevor Sie fix buchen?
- Wie sind die Check-In und Check-Out Zeiten?
- Ist die Rezeption 24 Stunden erreichbar?
- Wie ist die Anbindung ans öffentliche Nahverkehrsnetz?
- Schauen Sie sich die Zimmer vorher an!
Wenn Sie die Übernachtungskosten für die Gäste übernehmen, können Sie als Party Location einen Ort wählen, in dem die Zimmer direkt inkludiert sind. Dass es oftmals in einem Schlosshotel oder einem Landgasthof gegeben. Damit es auf keinen Fall zu Missverständnissen kommt, sollten Sie mit den Gästen klären, wer die Kosten dafür trägt.
Als Alternative zu Hotels stehen auch private Zimmerpensionen zur Verfügung. Es müssen nicht immer fünf Sterne sein.
Accessoires für die Hochzeitsgäste
Ein Hochzeitstag ist auch für Gäste sehr lang. Dabei gibt es einiges, was Gäste benötigen, aber meist zuhause vergessen bzw. nicht mitnehmen können. Deshalb ist es eine freundliche Geste, wenn Sie den Damen, Herren und den Kindern bestimmte Accessoires zur Verfügung stellen. Ihre Gäste werden es Ihnen danken. Stellen Sie die Utensilien z.B. auf den Toiletten bereit.
- Deodorant, Haarpflegemittel wie Haarspray, Gel und Haarbürste sowie Haarklammern
- Nagelpflege: Nagelfeile, Nagelschere
- Abdeckstift und Wimperntusche
- Slipeinlagen und Tampons
- Sicherheitsnadeln, Nadel und Faden
- Handcreme
- Einwegzahnbürsten inklusive Zahnpasta
- Mundspray, Kaugummis oder Pfefferminzbonbons
- Kopfschmerztabletten
- Taschentücher
- für die allerkleinsten: Wickelauflage, Windeln, Lätzchen und Schnuller, Feuchttücher Babycreme und Babybrei
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